Les clés d’un système de réunions efficient

Dans de nombreuses organisations, les réunions sont souvent perçues comme une contrainte réduisant l’efficience collective et impactant la qualité de vie au travail.

Le caractère chronophage des réunions, leurs méthodes d’animation ou encore leur utilité relative sont ainsi souvent montrés du doigt.

Pourtant, et malgré le caractère partagé du constat, peu d’organisations du travail apportent aujourd’hui des réponses satisfaisantes à cette problématique.

La « réunionite » n’est pourtant pas une fatalité. Pour faire évoluer les pratiques internes et maîtriser les contraintes générées par les réunions, il est possible d’apporter des réponses globales en adoptant une approche systémique.

Les réunions : un système d’éléments interdépendants

Dans l’histoire d’une organisation du travail, les réunions qui jalonnent les cycles de travail se sont souvent créées indépendamment, à des périodes différentes, pour répondre à des problématiques diverses. La notion de système de réunions implique de considérer l’ensemble de ces temps comme un tout interdépendant qui mérite d’être reconstruit en cohérence.

Un système de réunions efficient doit être pensé pour répondre aux différents objectifs stratégiques et opérationnels d’une organisation en créant les espaces de travail collaboratifs nécessaires.

Le développement d’un système de réunions passe donc par une prise de recul objective sur les besoins d’échange, d’information ou encore d’arbitrage, puis de mesurer à quel point les réunions existantes répondent à cet objectif.

Cette mise en perspective permettra d’identifier des doublons, des carences ou des évolutions utiles.

Un temps pour chaque chose

Un système de réunions efficace répond à différents besoins en offrant des temps dissociés dédiés à :

  • La communication institutionnelle : ces temps sont dédiés aux informations importantes à portée générale et apportent une visibilité sur la volonté politique et le projet stratégique d’employeur
  • La communication descendante : ces temps sont dédiés à la transmission d’informations techniques ciblées utiles au fonctionnement des équipes (procédures, objectifs, etc.)
  • La communication ascendante : il s’agit d’espaces d’expression où les collaborateurs peuvent s’exprimer et faire remonter des informations
  • La communication transversale : il s’agit d’espaces de travail inter-services ou inter-métiers destinés à clarifier les rôles, faciliter les articulations et favoriser la complémentarité
  • Les arbitrages : il s’agit de temps dédiés à la prise de décision managériale (ex. instances de direction) ou paritaire (ex. : IRP)

Lorsque certains se chevauchent ou font défaut, de nombreux effets pervers sont à redouter (rumeurs, tensions, doublons, injonctions contradictoires, erreurs, etc.). Les temps dédié à leur régulation – parfois via des réunions supplémentaires – sont coûteux et n’apportent pas forcément de réponses satisfaisantes dans la mesure où le caractère systémique du problème n’est pas traité.

Un système de réunions efficient gagne ainsi à dissocier ces temps clés en précisant leurs finalités et leurs modalités pratiques.

Porteur

Fréquence

Cible

Communication institutionnelle Gouvernance, employeur

+

Ensemble des collaborateurs
Communication descendante Chaîne managériale

+++

Groupes homogènes : service, métier, etc.
Communication ascendante
  • Chaîne managériale
  • Fonctions support
  • IRP

++

Groupes homogènes : service, métier, etc.
Communication transversale
  • Chaîne managériale
  • Fonctions support
  • Chefs de projet transverses

++

Groupes hétérogènes interdépendants (ex. : métiers)
Arbitrages
  • Instances de gouvernance
  • Instances managériales
  • Instances paritaires

+++

Variable selon le schéma de délégation

Penser séquencé

L’ensemble des temps de réunion sont interdépendants. La communication descendante gagne par exemple à être nourrie par les décisions des réunions d’arbitrage qui peuvent elles-mêmes être alimentées par les temps dédiés à la communication ascendante.

La construction d’un système de réunions efficace passe donc par la construction de cycles cohérents, où chaque temps nourrit l’autre afin que la circulation de l’information soit optimisée.

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La planification séquencée permet ainsi de créer des routines prévisibles et de clarifier les cycles de prise de décisions. Les temps clés sont bloqués longtemps à l’avance, évitant la « chasse aux dates » qui paralyse de nombreuses organisations et alimente le sentiment de surcharge.

Professionnaliser l’animation

Les réunions n’ont pas besoin d’être interminables pour être productives. Leur efficacité passe au contraire par des méthodes d’animation adaptées répondant aux objectifs donnés. L’animateur est ainsi garant du temps et du respect des objectifs et de l’ordre du jour.

Le caractère participatif n’est pas toujours nécessaire et dépend de l’objectif de la réunion et de la capacité de l’animateur à le garder en ligne de mire. Un temps d’information descendant gagnera ainsi à être bref, contrairement à un temps de retour sur expériences.

La présence attentive en réunion mérite, elle, d’être fortement soutenue. Dans un monde du travail de plus en plus dominé par les sollicitations numériques, l’attention des participants aux réunions est de nos jours toute relative. La discipline individuelle et collective et la prise de recul sur son propre comportement est une clé à ne pas négliger.

La formation des collaborateurs amenés à animer des réunions est par conséquent recommandée dans la mesure où leur efficacité est sous-tendue par de réelles compétences de pédagogie et de posture.

Par ailleurs, dans la logique de cycle, les temps nécessaires à la préparation en amont et à la formalisation des décisions en aval doivent systématiquement être réservés.

Il est à ce titre profitable de s’appuyer sur des outils d’aide à l’organisation ou à la formalisation des décisions afin de gagner en efficacité. Certaines applications de travail collaboratif peuvent ainsi constituer des aides précieuses (ex. : Trello, Suite Framasoft, etc.).

S’inscrire dans l’amélioration continue

Un système de réunions est conçu pour répondre aux exigences d’un contexte donné. Il est donc indispensable de le questionner et de le faire évoluer en permanence. Cette adaptation n’est possible qu’en évaluant périodiquement l’efficacité du système de réunions et le niveau de réponse aux différents objectifs que nous avons énumérés.

L’efficience d’un système de réunions réside ainsi dans sa plasticité et dans la capacité de l’organisation à l’adapter en permanence à ses besoins et à ceux de ses collaborateurs.

 

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